Montag, 15. August 2016

Uwierzytelnione kopie - Beglaubigte Kopien

Uwierzytelnione kopie - jak i gdzie je zrobić w Niemczech, kiedy i do jakich celów są wymagane?

(Aktualizacja artykułu: 16.02.2018)

Podobnie jak w Polsce tak i w Niemczech w celu załawienia większości spraw urzędowych potrzebne są przeróżne urzędowe „podkładki“ – czyli na przykład zaświadczenia, wydane przez jakiś polski urząd czy organ, świadectwa, dyplomy i certyfikaty z polskich szkół lub uczelni (jeśli ktoś składa wniosek o  nostryfikację czyli uznanie swego polskiego wykształcenia zawodowego/dyplomu ukończenia studiów w Niemczech), rachunki od lekarza/dentysty, zaświadczenia z ubezpieczenia OC dla kierowców w celu uznania zniżki za jazdę bezwypadkową, zaświadczenia o wysokości renty z ZUS, zaświadczenia z MOPS-u lub innych instytucji pomocy społecznej, rachunki dla niemieckiego Urzędu Skarbowego (Finanzamt) i tak dalej.

W przypadku wszystkich polskich „podkładek“ obowiązuje jedna zasada: aby przedłożyć je w niemieckim urzędzie, organie, ubezpieczalni czy jakiejkolwiek innej instytucji należy dołączyć do nich uwierzytelnione tłumaczenie (vereidigte/beglaubigte Übersetzung) na język niemiecki, żeby osoba w miejscu składania dokumentu była w stanie zrozumieć jego treść. Tłumaczenie takie powinno być wykonane przez tłumacza przysięgłego, czyli takiego, jakim jestem przykładowo ja.

Natomiast jeśli chodzi o konieczność wykonania uwierzytelnionych kopii polskich oryginałów, to tu istnieją niewielkie różnice:

  • W jakich przypadkach nie potrzeba uwierzytelnionych kopii?

Większość zaświadczeń, rachunków i innych „jednorazowych“ dokumentów można spokojnie złożyć w oryginale, czyli w formie otrzymanej w polskim urzędzie, tyle, że właśnie z tłumaczeniem na niemiecki, aby przyjmujący dokument urzędnik wiedział, czym to się je. Tu nie potrzeba uwierzytelnionych kopii, gdyż zaświadczenia takie z reguły są bowiem wystawiane w tym jednym celu i nie przydają się ponownie. Wykonując tłumaczenie takiego dokumentu od razu dopinam oryginał do tłumaczenia, żeby ułatwić niemieckiemu urzędnikowi pracę i w tej właśnie formie można taki dokument od razu oddać w miejscu przeznaczenia.

  • Kiedy powstaje konieczność wykonania uwierzytelnionych kopii?

Konieczność wykonania kopii powstaje dopiero w przypadku dokumentów, których można użyć wielokrotnie i których oryginały normalnie zatrzymuje się dla siebie. Na przykład rachunek od dentysty, żeby mieć go pod ręką w razie reklamacji usługi (paskudna sprawa, ale zdarza się…), a także przede wszystkim dokumenty typu: akty małżeństwa, urodzenia, wyroki rozwodowe, dyplomy, świadectwa itd. czyli wszystko, co może się jeszcze kiedyś przydać.
Uwierzytelnione kopie należy ponadto wykonac obowiązkowo w przypadku składania wniosku o uznanie polskiego wykształcenia w Niemczech - czyli właśnie w przypadku dokumentów takich jak wspomniane już świadectwa, dyplomy czy certyfikaty. Niemieckie urzędy i instytucje, rozpatrujące wnioski o nostryfikację, zasadniczo nie przyjmują oryginałów (prawdopodobnie dlatego, aby uniknąć kosztów i nakładu administracyjnego, związanego z odsyłaniem oryginałów listem poleconym do interesentów po rozpatrzeniu sprawy), wymagając w ich miejsce właśnie uwierzytelnionych kopii.

Z uwagi na powyższe wielu Klientów pyta się mnie, gdzie można takie kopie zrobić, jak się do tego zabrać, o co wogóle po niemiecku poprosić i ile to kosztuje, czy „wystarczą“ kopie zrobione w Polsce u polskiego notariusza, a także czy kopii takich nie mogłabym wykonać ja, z racji bycia tłumaczem przysięgłym – co skłoniło mnie do napisania niniejszego artykułu.
Oto odpowiedzi na najczęściej stawiane mi pytania:

  • Jak nazywa się uwierzytelniona kopia po niemiecku?

Uwierzytelniona kopia to po niemiecku beglaubigte Kopie lub, liczba mnoga: beglaubigte Kopien. O to właśnie należy poprosić. Czyli na przykład:
Ich hätte gern eine beglaubigte Kopie dieses Dokuments/dieser Bescheinigung/dieses Zeugnisses. Albo:
Ich hätte gern jeweils eine (zwei, drei…) beglaubigte Kopie dieser Unterlagen.

  • Gdzie można zrobić takie kopie w Niemczech?

1.
U pierwszego lepszego notariusza (Notar/Notarin - czyli tak, jak w Polsce).

PRO: Niemieccy notariusze z regubez problemu wykonują uwierzytelnione kopie dokumentów obcojęzycznych (czyli będących w języku polskim) i nie upierają się, że muszą koniecznie rozumieć treść dokumentu. Co jest o tyle logiczne i zgodnie z przepisami, że czynność urzędowa, związana z wykonaniem uwierzytelnionej kopii, polega nie na rozumieniu treści, tylko faktycznie li i jedynie na położeniu dokumentu na kopiarce, wciśnięciu guzika tejże, wzięciu kopii do ręki i opatrzeniu jej pieczęcią. Przepis regulujący tę kwestię to § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz (niemieckie prawo o postępowaniu administracyjnym), w wersji ogólnoniemieckiej, wydanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości (Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz), który to paragraf wyraźnie stanowi, że kopie można wykonywać ze wszystkich dokumentów, wystawionych przez urzędy czy instytucje, organizacje, organy państwowe (a szkoły i uniwersytety do takich się zaliczają), natomiast nie stanowi ani słowem o tym, że przepis ten dotyczy wyłącznie instytcji i organów niemieckich i dokumentów w języku niemieckim, ani że czynność polegająca na wykonaniu kopii wymaga koniecznie zrozumienia treści dokumentu.
KONTRA: Trzeba najpierw zadzwonić i ustalić termin wizyty. Większośc notariuszy nie robi tego bowiem „z biegu“. Druga sprawa: notariusze liczą więcej niż inne instytucje, oferujące takie usługi. Cena u notariusza liczona jest według taksy notarialnej - obecny koszt uwierzytelnienia notarialnego to 15,00 Euro od dokumentu (stan informacji: 15.02.2018 r.).
2. 
W każdym Urzędzie Meldunkowym (Einwohnermeldeamt), Biurze Spraw Obywatelskich (Bürgerbüro) czy Urzędzie Miasta (Stadtmagistrat).To nota bene najczęściej najpopularniejsza opcja.

PRO: Jest taniej, koszt to (w zależności od Urzędu i Bundeslandu) przeciętnie ok. 3,00 Euro od kopii. Do urzędu takiego można też pójść wolną chwilą w godzinach otwarcia, terminu nie potrzeba, kopie są wykonywanie od ręki.
KONTRA: Niektórzy urzędnicy nie znają lub interpretują po swojemu wyżej wspomniany § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz, i nie pomogą wyjaśnienia, że w przepisie tym nigdzie nie jest napisane, że urzędnik wykonujący kopie ma rozumieć treść kopiowanego dokumentu. Często też urzędnicy sa zobligowani jakimiś (często absurdalnymi) wewnątrzurzędowymi przepisami i z uwagi na nie odmawiają wykonania kopii dokumentów obcojęzycznych.
W jednym z poniższych ustępów opisuję dodatkowo, co jeszcze można w takim przypadku zrobić.
3.
W (polskich, niemieckich) kościołach

PRO: Szybko, niebiurokratycznie i tanio - najczęściej „co łaska“.
KONTRA:
Kopie uwierzytelnione przez instytucje kościelne są honorowane tylko warunkowo – zależy to wewnętrznych przepisów urzędu czy instytucji w którym będziecie Państwo składali daną kopię oraz od grzeczności i widzimisię danego urzędnika, tak więc mogą zostać równie dobrze odrzucone. Kopie te nie są zatem stuprocentowo pewne, tak więc ogólnie warto jest zainwestować te parę groszy więcej za uwierzytelnienie urzędowe lub notarialne i mieć za to później święty spokój.
4.
W miejscu składania polskiego dokumentu (niemiecki sąd, jakaś instytucja, ubezpieczalnia, kasa chorych…) wewnątrzurzędowo, we własnym zakresie.

PRO : Za darmo i na miejscu, nie trzeba biegać dwa razy.
KONTRA
Do tej pory tylko parę razy spotkałam się z taką możliwością, zależy to bowiem od przepisów danego urzędu czy instytucji, a także od tego, czy w urzędzie/instytucji tej pracuje urzędnik, posiadający takie uprawnienia i czy akurat będzie miał czas i ochotę się tym zając.
Niektóre urzędy/instytucje jednak – jak na przykład te rozpatrujące wnioski o nostryfikację – zasadniczo nie oferują takiej możliwości, dokumenty należy od razu złożyc w odpowiedniej formie, czyli uwierzytelniona kopia plus uwierzytelnione tłumaczenie na język niemiecki.
5. 
W kancelariach niemieckich sądów rejonowych (Amtsgericht)

PRO: Nie potrzeba terminu, stawka według aktualnych opłat skarbowych
KONTRA: Obecnie z wejściem na teren sądu jest niesamowity korowód, trzeba przedłożyć nie tylko dowód lub paszport, ale też wyłożyć zawartość torebki na taśmę w celu prześwietlenia i ogólnie przejść przez całą procedurę bezpieczeństwa, podobnie jak na lotnisku. Oznacza to sporo czekania - szczególnie, jesli przed nami trafi się obywatel z kolczykiem w jakimś nieoczekiwanym miejscu, sprawiającym, że alarm zaczyna wyć za każdą próbą przejścia przez bramkę, nikt nie wie dlaczego, a ów obywatel wprawdzie wie, ale nie chce się przyznać.
6. 
W niektórych filialach banku SPARKASSE

PRO:
Nie potrzeba terminu, niewielki koszt.
KONTRA: Także te kopie są honorowane tylko warunkowo, tu jest praktycznie tak samo, jak w przypadku kopii wykonywanych w kościołach.

  • Co zrobić, jeśli urzędnik mimo wszystko odmówi wykonania kopi, twierdząc, że jednak musi rozumieć treść dokumentu?

Jeśli trafią Państwo na kogoś odpornego na logiczną argumentację, to w tym wypadku radzę faktycznie zwrócić się do notariusza i zainwestować po prostu te parę Euro więcej. Oprócz tego istnieje jednak jeszcze inne wyjście, mianowicie zwrócenie się do innego urzędu meldunkowego (biura spraw obywatelskich) w innej dzielnicy czy w najbliższej miejscowości. Z relacji wielu moich Klientów wynika, że często bywa tak, że to, co w jednym urzędzie stanowiło barierę nie do pokonania, w innym urzędzie da się załatwić bez problemu.
Najlepiej jest jednak najpierw zasięgnąć informacji telefonicznej, żeby nie jeździć niepotrzebnie.

  • Czy kopie wykonane u polskiego notariusza będą w Niemczech honorowane?

Nie ma żadnej gwarancji na to, że kopie wykonane u polskiego notariusza będą w Niemczech honorowane. Przepisy nie regulują tego jednoznacznie. Owszem, cena takiej usługi jest w Polsce niższa, co sprawia, że wielu Klientów skłania się ku zrobieniu takich kopii w Polsce, ale ponieważ uwierzytelnienie takie jest przez polskiego notariusza wystawiane w języku polskim, więc należy je przetłumaczyc – aby niemiecki urzędnik wiedział, czym to się je – tak więc koniec końców od strony finansowej wychodzi to na to samo.

  • Czy tłumacze przysięgli mogą wykonywać uwierzytelnione kopie?

Tłumacze przysięgli nie mogą wykonywać uwierzytelnionych kopii, gdyż nie leży to w zakresie ich uprawnień. Tłumacz przysięgly wykonuje tylko uwierzytelnienie swojego tłumaczenia – natomiast wykonanie uwierzytelnionej kopii polskiego oryginału to czynność urzędowa, zastrzeżona dla instytucji i organów państwowych oraz notariuszy, czyli dwie różne pary kaloszy.

  • Czy uwierzytelnienie kopii to to samo co klauzula Apostille?

Nie. Uwierzytelniona kopia to poświadczenie, że kopia ta jest zgodna z dokumentem, który się urzędnikowi przedłożyło. Klauzula Apostille (lub: Apostil) to dodatkowe poświadczenie prawdziwości polskiego oryginalnego dokumentu i jest wystawiana przez polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie.
Klauzula Apostille jest potrzebna tylko w niewielu przypadkach (np. jeśli zaistnieją wątpliwości co do prawdziwości oryginału). Z reguły nie dotyczy to dokumentów wymienionych w niniejszym artykule.
Dalsze szczegóły na temat klauzuli Apostille znajdą Państwo w specjalnym artykule, który na ten temat napisałam: przejdź do artykułu.

To tyle wiadomości ogólnych. Jeśli macie Państwo jakies indywidualne pytania lub jeśli potrzebne są Państwu uwierzytelnione tłumaczenia, to proszę o wiadomość.


KONTAKT:

Mgr Anna Janas
- tłumacz przysięgły (beeidigte/allg. ermächtigte Übersetzerin)
Mail: info@lingua74.de
Tel. 0561 - 475 86 91

Kommentare :

  1. Jedna z moich Klientek, Pani Monika, opisała mi niedawno pyszną historię o uwierzytelnionych kopiach, którą chciałam tu Państwu zacytować:

    "Witam serdecznie,

    wczoraj otrzymałam Kartę przebiegu studiow z Archiwum Uniwersytetu, zebrałam wiec wszystkie oryginały pozostałych dokumentów i pojechałam do ratusza... Miła dziewczyna w biurze stwierdziła, że polskie dokumenty muszą być przetłumaczone, nim je podbije za zgodność z oryginalem. Poprosiłam wiec o rozmowę z jej przełozonym. Urzednik powiedział, że na pieczęci jest miejsce, gdzie musi być wpisane, czego dokument dotyczy, a on nic nie rozumie co jest tu napisane :-).

    Na taką sytuację byłam oczywiście przez Panią przygotowana :-), bardzo grzecznie powiedziałam o § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz - proszę mi wierzyć, że musiałam powstrzymać się, aby nie wybuchnąć śmiechem widząc jego wyraz twarzy! Powiedział, że musi wykonać jeden telefon. Wrócił i powiedział dziewczynie, że ma skopiować wszystkie dokumenty, podbić za zgodność z oryginałem i wystawić rachunek, gdybym potrzebowala zwrot kosztów z Arbeitsamt.

    Kolejny raz dziękuję za Pani dobra rade :-)

    Miłego i słonecznego dnia,
    Monika M."

    AntwortenLöschen
  2. Witam
    obeszlam wszystki urzedy u nas i sprawdzilam wszystkie mozliwosci ktore pani podaje i nikt nie chcial mi tych kopi zrobic! Co mam w takim razie zrobic? Jechac specjalnie do Polski i tam uwierzytelniac u adwokata? W Polsce bede dopiero latem, nie chce tak dlugo czekac!

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Witam Panią,

      dziękuję za wiadomość. Przykro mi, że w Pani miejscu zamieszkania wszystkie (!!!) możliwe opcje zawiodły. Przyznaję, że z sytuacjami tego typu spotykam się niezmiernie rzadko – do tej pory przez blisko 20 lat mojej działalności na palcach jednej ręki mogę policzyć takie przypadki.
      Zatem bardzo dziękuję za ten komentarz, bo pokazuje on, że to się jednak zdarza i na pewno niektórych moich Czytelników też to dotyczy.

      Najszybszym rozwiązaniem „ratunkowym”, które stosowałam do tej pory w takich przypadkach i ktore do tej pory było honorowane bez problemu, jest sporządzenie „doraźnej” wersji elektronicznej tłumaczenia (nie jest to jeszcze tłumaczenie uwierzytelnione) i okazanie tejże wraz z polskimi dokumentami w urzędzie, wykonującym kopie wierzytelne. Oznacza to, że Klient przysyła mi najpierw całość w formie elektronicznej, ja na ten podstawie wykonuję tłumaczenie, zaznaczając, że było ono robione z formatu PDF czy JPEG czy innego i że jest przeznaczone wyłącznie w celu przyjęcia go do wiadomości i zapoznania się z treścią w celu wykonania kopii wierzytelnej oryginału. Tłumaczenie to odsyłam również drogą elektroniczną - albo klientowi, albo bezposrednio do urzedu czy notariusza. Jesli do Klienta, to Klient tłumaczenie drukuje i okazuje w urzędzie wraz z polskimi oryginałami i na tej podstawie otrzymuje uwierzytelnione kopie swych oryginałów.

      Druga możliwość to przyniesienie mi lub przesłanie mi polskich oryginalów pocztą – jeśli będzie to przesyłka polecona (Einschreiben), to wtedy na pewno nic po drodze nie zginie ani się nie zapodzieje, bo na podstawie pokwitowania, otrzymanego na poczcie, można na bieżąco śledzić drogę przesyłki w internecie. A na podstawie oryginałów mogę od razu sporządzić tłumaczenie uwierzytelnione (przysięgłe).

      Do tej pory jednak z „rozwiązaniem ratunkowym” (wersja elektroniczna) nie było problemu.
      Na pomysł ten wpadłam nota bene już przed laty, kiedy to jeden z Klientów był w podobnej sytuacji i podał mi numer notariusza, z którym w tej sprawie rozmawiał i który odmówił wykonania kopii obcojęzycznych dokumentów.
      Na prośbę Klienta skontaktowałam się z tym notariuszem i poprosiłam o sugestię, jakby tu problem rozwiązać. Notariusz poprosił mnie o sporządzenie takiej właśnie wersji doraźnej i przesłanie jej albo mailem albo faksem w celu zapoznania się z treścią polskich dokumentów.

      Pozdrawiam!

      Löschen
  3. Ale dlaczego nie może Pani zrobić uwierzytelnionych kopii moich polskich oryginałów? Przecież uwierzytelnia Pani też tłumaczenie, więc nie rozumiem, w czym problem.
    Pozdrawiam, Katarzyna Wesołowska

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Witam Pani Katarzyno,

      problem polega na tym, że są to dwa różne rodzaje uprawnień i tym samym uwierzytelnień - jak już nadmieniłam w samym powyższym artykule.

      Uprawnienia tłumacza przysięgłego obejmują wyłącznie uwierzytelnianie wykonanych przez niego tłumaczeń. Tłumaczenia takie (oraz tłumacze, którzy je wykonują) są w Niemczech określane różnie, gdyż różne landy stosują różne nazewnictwo. Może to być vereidigte Übersetzung, beeidigte Übersetzung, bescheinigte Übersetzung, anerkannte Übersetzung, allgemein ermächtigter Übersetzer, vereidigter/beeidigter Übersetzer, öffentlich bestellter Übersetzer lub Dolmetscher.

      Jednakże sam zakres uprawnień jest identyczny i polega na wykonywaniu tłumaczeń przysięglych polskich dokumentów (lub świadectw, dyplomow itp.) do celów urzędowych na terenie całych Niemiec.

      Natomiast czynność, polegająca na wykonaniu uwierzytelnionych kopii i poświadczeniu ich zgodności z przedłożonym polskim oryginałem to czynność urzędowa, określana jako amtliche Beglaubigung lub notarielle Beglaubigung, którą w Niemczech może ją wykonać jedynie urzędnik (niem.: Beamter) lub notariusz (niem.: Notar).

      Z tego powodu wolno mi jest wylącznie uwierzytelnić wykonane dla Pani tłumaczenie przysięgłe z języka polskiego na niemiecki (lub odwrotnie). Natomiast wykonanie uwierzytelnionej kopii to - zgodnie z przepisami - nie moja „działka“.

      Serdecznie pozdrawiam!

      Anna Janas
      - tłumacz przysięgły języka polskiego i niemieckiego

      Löschen
  4. Dzień dobry,
    mam takie pytanie: jaka jest różnica pomiędzy beglaubigte Übersetzung a bescheinigte Übersetzung? Bo słyszałem, że w Niemczech jest jedno i drugie i które faktycznie odpowiada naszemu tłumaczeniu uwierzytelnionemu/przysięgłemu? Jaka jest rożnica?

    Pozdrawiam
    Marek

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Dzień dobry Panie Marku,

      różnicy nie ma żadnej.
      Jedno i drugie oznacza tłumaczenie przysięgłe (uwierzytelnione), czyli nadające sie do przedłożenia w każdym "oficjalnym" celu typu zawarcie związku małżeńskiego, nostryfikacja (uznanie) dyplomów czy świadectw, umiejscowienie wyroku rozwodowego itd. "Beglaubigte Übersetzung" to określenie potoczne, używane w całych Niemczech w odniesieniu do tłumaczeń do celów urzędowych. Niekiedy używane jest też określenie „vereidigte Übersetzung“.
      "Bescheinigte Übersetzung" natomiast to już określenie używane raczej właśnie przez samych urzędników, chociaż tu też istnieją różnice a nawet pomyłki, bo spotykam się też przykładowo regularnie z tym, że niektóre urzędy używają wręcz określenia „amtlich beglaubigte Übersetzung“ – czyli tłumaczenie uwierzytelnione urzędowo, co jest określeniem o tyle błędnym, że to przecież nie urzędnik uwierzytelnia tłumaczenie, a tłumacz przysięgły.

      Ogólnie zatem w nazewnictwie panuje spore zamieszanie.
      Nawet sam tytuł tłumacza, jak już nadmieniłam w odpowiedzi do któregoś z powyższych komentarzy, też jest w różnych rejonach Niemiec odmiennie określany, na przykład vereidigter Übersetzer, beeidigter Übersetzer, allgemein ermächtigter Übersetzer, öffentlich bestellter Übersetzer… Uprawnienia, które taki tłumacz posiada, są jednak identyczne!

      Zatem zasadniczo należy kierować się tym, że jeśli tłumacz przysięgły złożył przysięgę przed niemieckim sędzią i jest w posiadaniu uprawnień, wydanych mu przez niemiecki sąd (niezależnie od siedziby tego sądu), to jest on w posiadaniu uprawnień do wykonywania tłumaczeń przysięgłych, które są honorowane w całych Niemczech.
      Reguluje to § 142 ZPO (Zivilprozessordnung). Polecam Panu specjalny artykuł, który napisałam na ten temat jakiś czasu temu, obszernie wyjaśniający całą kwestię:

      http://lingua74-pl.blogspot.de/2017/03/tlumacz-przysiegly-niemieckie-okreslenia-vereidigt-beeidigt-allgemein-ermachtigt-uebersetzer.html

      Pozdrawiam

      Löschen

Tu możecie Państwo komentować lub stawiać pytania. Blog jest moderowany – Wasze komentarze i zapytania pokazują się po przeczytaniu i przyjęciu ich przez autorkę blogu.

© 2002-2018 lingua74

Blog Style by lingua74, Powered by Blogger

Diese Webseite verwendet Cookies. Mit der weiteren Nutzung erklären Sie sich damit einverstanden. Über Ihren Browser können Sie das Setzen von Cookies jederzeit deaktivieren. Das kann jedoch die Funktionen der Webseite einschränken. Weitere Informationen finden Sie in meiner Datenschutzerklärung.
Hier gelangen Sie zur Datenschutzerklärung von Google Inc. („Google“).
OK